Para que os negócios funcionem sem contratempos, as empresas dependem de sistemas e processos integrados que abranja todas as suas operações. Quando a CodeMyIMAGE, uma empresa de serviços de codificação para a web, se viu diante de fluxos de trabalho desconectados que estavam afetando a satisfação dos clientes, procurou a OSF Global Services para solucionar o problema. A CodeMyIMAGE presta serviços de codificação de PSD para XHTML/CSS para web designers, empresas de web design e agências de propaganda e branding em todo o mundo. Além disso, seus desenvolvedores prestam serviços de implementação de software personalizados que permitem que as páginas CSS/HTML dos seus clientes sejam integradas com soluções de e-commerce e sistemas de gerenciamento de conteúdo (CMS) conhecidos.

Automatizando os processos e melhorando os fluxos de trabalho

O sucesso do negócio da CodeMyIMAGE depende da sua capacidade de entregar serviços de markup de alta qualidade e economicamente viáveis. A empresa cresceu rapidamente e a administração logo percebeu que precisavam automatizar muitos dos seus processos e melhorar os fluxos de trabalho, se quisessem trabalhar dentro de prazos de entrega curtos e melhorar os serviços de atendimento aos clientes. No entanto, as ferramentas e os processos usados pelos diferentes departamentos de negócios estavam desconectados. Por exemplo, a equipe de desenvolvimento interna usava um sistema de projetos autônomo. O departamento de contabilidade usava um sistema manual de faturamento de clientes. E o website de empresa, onde os clientes faziam os pedidos e pagavam as faturas, não estava atrelado a um banco de dados onde as informações dos clientes pudessem ser armazenadas e acessadas. Devido a estes processos desconectados e a falta de um banco de dados de clientes centralizado, os funcionários da CodeMyIMAGE não conseguiam acompanhar as interações dos clientes, ver o histórico de compras de determinado cliente ou criar campanhas de marketing que fossem direcionadas aos clientes com base em seus desejos e necessidades. Além disso, a comunicação entre os diferentes departamentos era feita principalmente por e-mails. Assim, as informações sobre o projeto de um cliente, incluindo as alterações no pedido, o status do projeto e detalhes de cobrança, não eram compartilhados facilmente. Isso não apenas causava atrasos nos pedidos dos clientes, mas também permitia que erros causados por tarefas manuais atrapalhassem o processo.

Criando uma solução

Para reduzir estes problemas, a CodeMyIMAGE queria implementar uma solução de gestão do relacionamento com o cliente (CRM) integrada que ajudasse a conectar os vários departamentos e oferecesse um único lugar que reunisse todas as informações de projeto dos clientes. Os especialistas da OSF Global Services foram trazidos para tornar isso realidade. Seu plano era personalizar e implementar uma solução de CRM escalável baseada no Microsoft Dynamics que integraria os processos de pedidos da CodeMyIMAGE com suas atividades de gerenciamento de projetos. Trabalhando em conjunto com a equipe da CodeMyIMAGE, a equipe da OSF Global Services definiu os fluxos de trabalho do processo de pedidos adequados às demandas do negócio. Ao criar a solução, a equipe criou acionadores automatizados que estavam alinhados com ações específicas que precisam ser adotadas durante todo o processo de gerenciamento de projeto. Além disso, os componentes de pedidos e cobranças on-line, como os portais de pagamento e o formulário de pedido do website da empresa, foram integrados com a solução de CRM para garantir que os dados do cliente sejam capturados corretamente. A equipe também desenvolveu um processo de notificação de pagamento automatizado, que foi integrado ao portal de pagamentos. Isso permite que a CodeMyIMAGE avise os clientes sobre o status dos seus projetos e lembre-os dos pagamentos.

Posicionado para crescimento futuro

Ao automatizar seus processos essenciais, a CodeMyIMAGE reduziu os prazos de entrega dos projetos, melhorou sua capacidade de acompanhar os detalhes dos projetos e aumentou a satisfação dos clientes. Além disso, a equipe da CodeMyIMAGE ganhou em capacidade de informar e de gerenciar os pedidos com eficiência, permitindo assim que a equipe dedicasse mais tempo ao desenvolvimento dos projetos e menos tempo buscando informações sobre os clientes. Eliminar os processos de pedidos e faturamento também ajudou a CodeMyIMAGE a diminuir os custos associados à realização dessas tarefas. E a nova funcionalidade de notificação de projeto oferece aos clientes informações sobre o status dos seus projetos regularmente, ajudando a CodeMyIMAGE a construir relacionamentos mais fortes com seus clientes.

Technologies

Microsoft Dynamics CRM

Application Type

Enterprise Application Integration (EAI), Customer Relationship Manager (CRM)

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Corey Wright / Fundador da Wright Brothers Communications